Форум пользователей MySQL

Полный тупняк! Подкиньте пожалуйста светлых идей. Об'екты конторы разбросаны географически, народ понимает только excel и почту - про php и web интерфейс жестко сказано забыть. Хочу иметь сводную базу. В базе поля: область, город, номер об'екта, замечание1, замечание2 и т.д. Делаем селект нужных записей и экспорт в xls, с отправкой в регион по электронке необходимой части. Через некоторое время получаем файл с кмментариями об устранении замечаний. Нужно опять импортировать в  mysql. Как сделать красиво и элегантно, сведя рутину к минимуму?